Wakacje to czas relaksu, ale także… czas wzmożonego przetwarzania danych osobowych. Rezerwujemy noclegi, podajemy adresy e-mail, numery telefonów, czasem nawet numery PESEL. Coraz częściej pojawia się pytanie:
Czy właściciel pensjonatu, hotelu lub domku letniskowego ma prawo zażądać okazania dowodu osobistego? A może skopiować jego dane?
W tym artykule wyjaśniamy:
- jak pogodzić obowiązki meldunkowe z ochroną danych osobowych,
- co może, a czego nie powinien robić właściciel obiektu noclegowego,
- jakie są najczęstsze błędy i co na to UODO.
Co mówi RODO o danych osobowych?
RODO (Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych) obowiązuje wszystkie podmioty przetwarzające dane osobowe osób fizycznych, w tym właścicieli pensjonatów, hoteli czy apartamentów na wynajem.
Dane osobowe to wszelkie informacje, które umożliwiają identyfikację osoby, np.:
- imię i nazwisko,
- PESEL,
- numer i seria dowodu osobistego,
- adres zamieszkania,
- numer telefonu czy e-mail.
Co istotne – dane z dowodu osobistego należą do kategorii danych szczególnie chronionych.
Czy właściciel pensjonatu może prosić o dowód?
TAK – może poprosić o okazanie dowodu, by:
- zweryfikować tożsamość gościa,
- sprawdzić dane potrzebne do meldunku,
- potwierdzić rezerwację, zwłaszcza przy płatności gotówką.
Ale…
NIE – nie może kserować ani spisywać całego dowodu osobistego, w tym numeru, PESEL czy zdjęcia, chyba że:
- przepisy szczególne tego wymagają (np. rejestracja cudzoziemców),
- gość wyrazi dobrowolną i świadomą zgodę,
- dane są niezbędne do wykonania usługi (np. faktury).
Uwaga: Gość nie musi zostawiać dowodu „na recepcji” – to nielegalne!
Najczęstsze błędy właścicieli obiektów noclegowych
- Kserowanie dowodów tożsamości bez podstawy prawnej – naruszenie RODO.
- Zbieranie zbyt szerokiego zakresu danych – np. imię matki, stan cywilny, zdjęcie z dowodu.
- Brak informacji o przetwarzaniu danych (klauzuli RODO) – każdy gość powinien wiedzieć, kto i po co przetwarza jego dane.
- Przechowywanie danych „na wieczność” – np. starych kart meldunkowych sprzed kilku lat.
Przypominamy: dane osobowe należy przechowywać tylko tak długo, jak to niezbędne – np. przez okres rozliczeń podatkowych, a nie „na wszelki wypadek”.
Co właściciel może, a czego nie?
| Czynność | Legalna? | Uwagi |
| Okazanie dowodu do wglądu | ✅ TAK | W celu weryfikacji tożsamości i danych do meldunku |
| Spisanie imienia i nazwiska | ✅ TAK | Jeśli niezbędne do wykonania umowy |
| Spisanie numeru PESEL | ❌ NIE | Brak podstawy prawnej – chyba że to obcokrajowiec i wymaga tego ustawa |
| Kserowanie dowodu osobistego | ❌ NIE | Potrzebna konkretna podstawa prawna lub świadoma zgoda gościa |
| Zatrzymanie dowodu na recepcji | ❌ NIE | Nielegalne – naruszenie prawa do dokumentu tożsamości |
| Przechowywanie danych po pobycie | ✅ / ❌ ZALEŻY | Tylko przez okres niezbędny do rozliczeń lub roszczeń |
A co z cudzoziemcami?
Zgodnie z ustawą o ewidencji ludności, właściciel obiektu ma obowiązek meldunkowy w przypadku cudzoziemców – wtedy może zażądać pełnych danych z dokumentu tożsamości, a nawet jego kopii (np. w przypadku meldunku tymczasowego).
Ale i tutaj powinien:
- poinformować o celu przetwarzania danych,
- nie przetwarzać więcej danych niż to konieczne.
Co grozi za naruszenie RODO?
Naruszenia RODO przez właścicieli obiektów noclegowych mogą skutkować:
- karą finansową (nawet do 20 mln euro lub 4% obrotu firmy),
- nakazem usunięcia danych,
- utratą wizerunku lub wiarygodności – zwłaszcza po skardze gościa do UODO.
W ostatnich latach pojawiło się wiele spraw, w których klienci zgłaszali nielegalne przetwarzanie danych przez hotele. Warto się zabezpieczyć – nie tylko dla świętego spokoju, ale i z szacunku do prywatności gości.
Jakie obowiązki ma właściciel zgodnie z RODO?
Właściciel pensjonatu jako administrator danych powinien:
- informować gościa o tym, kto i po co przetwarza jego dane (klauzula informacyjna),
- gromadzić dane tylko w niezbędnym zakresie,
- zabezpieczyć dane przed dostępem osób nieuprawnionych,
- przechowywać je tylko przez określony czas,
- umożliwić gościowi wgląd w dane, sprostowanie i usunięcie.
Jak kancelaria może pomóc właścicielom obiektów turystycznych?
Jeśli prowadzisz pensjonat, hotel lub apartamenty i chcesz działać zgodnie z RODO:
Nasza kancelaria oferuje:
- audyt obowiązków RODO w Twoim obiekcie,
- opracowanie klauzul informacyjnych,
- wzory formularzy zgody,
- polityki przetwarzania danych dla pracowników i gości,
- reprezentację w razie kontroli UODO.
Wakacje to czas relaksu – również dla Ciebie jako właściciela.
Zadbaj o zgodność z RODO i uniknij niepotrzebnych problemów prawnych.
